Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 (“GDPR”) viene fornita la seguente informativa in relazione al CHATBOT (di seguito indicato anche come il “Servizio”) utilizzabile mediante il canale di messaggistica istantanea WhatsApp accessibile dal sito www.adr.it o mediante l’utilizzo dei QR code presenti presso gli scali aereoportuali di FCO e CIA.
L’utente, avvalendosi del servizio, potrà ricevere informazioni/notifiche in relazione ai servizi richiesti, informazioni sullo stato dei voli, informazioni di carattere commerciale ecc.
Il Servizio è erogato tramite AIRPORT A.I. Si rinvia alle limitazioni contenute nelle note legali https://www.adr.it/azn-note-legali.
 

Aeroporti di Roma S.p.A. (di seguito indicata anche come “ADR” o “il Titolare”) con sede in via Pier Paolo Racchetti 1 - 00054 Fiumicino (Roma).
 

ADR ha nominato un Data Protection Officer. I dati di contatto del Data Protection Officer sono disponibili su www.adr.it

 

La presente informativa riguarda le attività di trattamento di dati personali[1] effettuate al fine di consentire all’utente di avvalersi del Servizio di messaggistica automatica nell’ottica di rispondere alle richieste dall’utente ai sensi dell’art. 6, lett. b, GDPR (i.e. richiesta di informazioni su voli, servizi in aeroporto, parcheggi etc.).
L’utente può accedere al servizio di messaggistica automatica CHATBOT WhatsApp tramite l’apposita sezione presente sul sito www.adr.it o mediante l’utilizzo dei QR code presenti presso gli scali aereoportuali di FCO e CIA. Le risposte ai messaggi vengono generate automaticamente.
La richiesta di informazioni può essere effettuata dall’utente mediante le apposite funzioni disponibili sulla chat WhatsApp (e.g. messaggio di testo, registrazione con la propria voce con invio di una nota vocale).
Si precisa che le logiche di funzionamento del Servizio non richiedono all’utente di identificarsi e/o di procedere all’inserimento di dati personali mediante la chat ovvero mediante la registrazione e l’invio di una nota vocale. Le informazioni personali volontariamente inserite da parte dell’utente non vengono processate dal CHATBOT per formulare le risposte automatiche ma vengono unicamente registrate sul sistema in uso.
I contenuti delle chat/conversazioni vengono visualizzate da ADR sul sistema in uso.
I dati potranno essere trattati anche per l’eventuale e volontaria attivazione di notifiche push per la ricezione di aggiornamenti sullo stato del volo. A seguito di attivazione da parte del passeggero delle notifiche, il Chatbot invierà su WhatsApp automaticamente aggiornamenti sullo stato del volo sino al suo Decollo/Atterraggio. La ricezione di tali aggiornamenti potrà essere interrotta dall’utente in qualsiasi momento mediante l’apposito tasto presente nella conversazione “Stop aggiornamenti”.
Le logiche di iscrizione e di utilizzo a tale canale di messagistica istantanea sono disciplinate dalle Policy, alle quali si rinvia, definite dal gestore del network (i.e. META) che agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati ai sensi degli artt. 4 e 24, GDPR.
Nell’ambito del Servizio vengono trattati i dati nominativi relativi all’account Whatsapp utilizzato dall’utente (e.g. nome e/o cognome, nickname e numero telefonico) e i contenuti delle chat/conversazioni.
Il Servizio non richiede all’utente di trasmettere informazioni riconducibili a categorie particolari di dati, quali dati relativi al proprio stato di salute, orientamento sessuale, opinioni politiche, etc. Si invita l’utente a non inserire queste informazioni nella chat. Eventuali inserimenti di tali dati effettuati in via del tutto libera e incondizionata (in base al libero consenso art. 6, p. 1, lett. a, GDPR e ai sensi dell'art. 9, p.1, lett. a GDPR) e per finalità in linea con le aspettative del medesimo non saranno processati da ADR ma seguiranno le suddette logiche di trattamento.
Infine, Aeroporti di Roma può utilizzare, previo espresso libero e specifico consenso dell’utente l’utenza WhatsApp per l’invio di aggiornamenti e informazioni sulle novità in aeroporto, sconti, promozioni e iniziative istituzionali. La ricezione di tali messaggi potrà essere interrotta in qualsiasi momento dall’utente mediante l’apposito tasto presente nella conversazione “Stop aggiornamenti” e in ogni caso mediante l’apposito tasto “disiscrviti/unsubscribe” disponibile in ogni successivo messaggio.
Tali comunicazioni potranno avvenire mediante modalità automatizzate di contatto (messaggistica WhatsApp) A tal riguardo, l’utente potrà opporsi al ricevimento delle suddette informative nelle modalità sopra descritte.
La base giuridica del trattamento è il consenso espresso ai sensi dell’art. 6, lett. a, GDPR. Il conferimento dei dati è facoltativo per tale finalità, in caso di mancato consenso al trattamento, l’utente potrà usufruire del Servizio senza subire alcun pregiudizio, ma non riceverà comunicazioni commerciali e promozionali. L’utente potrà revocare il consenso (opt-out) in qualsiasi momento mediante gli appositi tasti accessibili dalle comunicazioni WhatsApp ricevute, nonché mediante le modalità di cui al successivo punto 8.
 

I dati sono trattati nel rispetto delle norme vigenti a mezzo di strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente connesse alla finalità indicate, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.
 

I dati personali trattati saranno conservati solo per il tempo necessario alle finalità per le quali vengono raccolti nel rispetto del principio di minimizzazione ex art. 5.1, lett. c GDPR.
Il contenuto delle chat viene conservato per 5 anni dalla ricezione dei messaggi. Decorso tale periodo, ADR conserva unicamente informazioni anonime e aggregate per lo svolgimento di analisi statistiche sull’utilizzo del Servizio.
ADR non visualizza direttamente i numeri di telefono degli utenti che si avvalgono del Servizio che vengono esclusivamente recepiti dal sistema in uso e conservati per un periodo di tre mesi. Trascorso tale periodo i numeri di telefono vengono anonimizzati e successivamente eliminati.
Con riferimento alle finalità promozionali e di marketing, ove attivata volontariamente la ricezione dei contenuti da parte dell’utente, i dati personali saranno trattati fino alla revoca del consenso e/o all’esercizio del diritto di opposizione al trattamento (opt-out) con modalità sopra descritte e/o indicate al successivo paragrafo 8.
In ogni caso, sarà nostra cura rinfrescare eventualmente il consenso prestato per tale finalità così da rispettare la scelta dell’utente.
 

All’interno di ADR S.p.A. possono venire a conoscenza dei dati personali forniti dall’utente esclusivamente i soggetti incaricati del trattamento dal Titolare e autorizzati a compiere le operazioni di trattamento sulle attività suddette.
Inoltre, i dati potranno essere trattati dal fornitore del servizio chatbot Airport AI e dal fornitore del sistema del canale WhatsApp Infobip di cui ADR si avvale per fornire il Servizio quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28, GDPR.
I dati potranno essere comunicati alle le competenti Pubbliche Autorità in adempimento ad obblighi di legge.
 

I dati non saranno oggetto di diffusione e/o comunicazione verso soggetti terzi localizzati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
 

Si informa, infine, che gli artt. 15-22 GDPR conferiscono agli interessati la possibilità di esercitare specifici diritti al ricorrere di determinati presupposti; l’interessato può ottenere dal Titolare del trattamento: l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, nonché la portabilità dei dati che lo riguardano.
L’interessato ha inoltre diritto di opposizione al trattamento. Nel caso in cui venga esercitato il diritto di opposizione il Titolare si riserva la possibilità di non dare seguito all’istanza, e quindi di proseguire il trattamento, nel caso in cui sussistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, diritti e libertà dell’interessato.
I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità al Data Protection Officer (DPO) al seguente indirizzo dpo@adr.it.
Resta fermo il diritto dell’interessato di proporre reclamo all’Autorità Garante ai sensi dell’art. 77, GDPR.

Il Titolare si riserva di aggiornare la presente informativa.
Data ultimo aggiornamento Ottobre 2024

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